总则
为实现对广东金融学院法学院青年志愿者协会成员的科学化、精细化管理，规范青协干部日常行为举止，推动法学院青协工作流程标准化、组织运行规范化，充分发挥院青协在服务学生、凝聚青年中的桥梁纽带作用，特制定本规章制度。
法学院青协全体干部成员须明晰自身权利与义务，以积极务实的态度承接上级部署任务，履职尽责、担当作为，始终以“互助、友爱、奉献、进步”的志愿精神为行动准则，在志愿服务与组织建设中持续奋进，践行青年责任。
一、部门工作范围及内容
法学院青年志愿者协会在校青指的指导与授权下，承接校青指组织安排的各项活动，并结合法学院的实际情况，开展各项志愿活动、社区活动以及承接符合志愿服务精神的各项志愿活动。目前法学院青协开展并长期进行以下活动：
（一）承接校青指组织开展的各项志愿活动
（二）2-3月雷锋月志愿服务活动的开展以及评奖
（三）组织、统筹春季、秋季广交会志愿活动的开展与评奖
（四）组织，统筹法学院三下乡活动的立项、开展、结项以及评奖工作（包括三下乡评奖及志愿者评奖工作）
（五）11月爱心助学系列活动的组织与开展（爱心募捐、爱心义卖等）
（六）社区实践计划的长期推进与进行（包括协助社区组织志愿者参与社区活动，协助社区策划法律志愿服务实践活动）
二、工作计划简表
2025-2026学法学院青协部门工作月历表
月份 |
内容 |
9月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.法学院新生迎新活动 4.百千万结项资料收集、审核 5.参加广交会推介会 6.24级成员增补，25级成员招新工作 7.教师节送礼 |
10月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.参加广交会志愿服务 4.百千万评奖 |
11月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.志愿服务评奖 4.社区实践服务 5.爱心募捐、爱心义卖活动 |
12月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.社区实践服务 |
2月-3月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.雷锋月巡礼月活动 4.本部爱心义卖 |
4月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.22级学长学姐毕业礼物 4.协助法就指招募毕业照拍摄志愿者 5.参加广交会志愿服务 |
5月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.社区实践服务 4.百千万工程前期动员、答疑 |
6月 |
1.协助学院招募志愿者，补录i志愿时长 2.承接发布校青指志愿服务活动 3.暑期三下乡组织与开展 |
三、部门架构与职能
法学院青年志愿者协会接受所在院团总支的领导以及校青年志愿者指导中心（以下称为“校青指”）的指导，按校青指宗旨和职责组织开展各项活动。法学院青年志愿者协会设立有会长层、秘书部、策划部、宣传部、法社部、外联部、后勤部七个部门，并由会长层统筹管理下设六个部门，以下为各部门基本职能：
部门 |
基本职能 |
会长层 |
1.承接发布校青指志愿服务活动 2.对接指导老师、统筹部长团、协调各部门开展工作 3.制定、修改部门职能章程；完善与优化工作机制 4.定期召开工作汇报会议 5.统筹招新与换届 6.统筹社区实践计划，协助法社部对接实践单位负责人 7.开展青协自主量化考核 8.年度工作总结与计划 9.统筹志愿服务评奖 10.部门工作文档资料管理 |
秘书部 |
1.协助会长层发布通知，对接班级联络员 2.协助学院、社区招募志愿者，收集志愿者信息 3.收集团学两周一次的量化考核填表 4.撰写青协内部会议记录 5.收集活动反馈，撰写活动总结，存档活动素材 |
策划部 |
1.负责策划案活动形式、活动游戏等核心部分构思 2.统筹策划案分工、撰写与审核 3.总结策划书模版，为活动形式、内容的创新积累策划素材 4.统筹校内历月部门常规活动的组织与策划 |
宣传部 |
1.青协活动新闻稿、推文的制作 2.活动宣传材料的制作 3.活动素材的拍摄与整理（发秘书部存档） 4.青协活动ppt、海报的制作 |
法社部 |
1.对接与联系社区实践单位负责人 2.协助社区组织、培训志愿者开展社区实践活动 3.（每次活动）创建社区实践活动群，组织社区实践志愿者填写考核表 4.审核校内志愿服务评奖 5.牵头奖项申报，负责青协年度评奖申报材料的准备（指导老师＋会长层把关） |
外联部 |
1.经费管理：“集中管理，定期公示” 2.对接赞助 3.场地、固定物资申请 4.物资采办与报销 5.二课活动申请 |
后勤部 |
1.青协活动公假条、志愿时长等证明制作与盖章 2.法学院i志愿时长的补录申请 3.法学院i志愿系统管理、组织挂靠 4.内部物资管理：马甲、队旗等，“统一登记，分散存放” |
四、部门工作机制
（一）统筹分管机制
会长层对接部长团，部长团负责统筹各自部门。
会长层 |
会长→秘书部、策划部、后勤部 副会长→法社部、宣传部、外联部 |
会长层根据分管的部门开展工作跟进、处理工作反馈，相互协助。 |
部长团 |
统筹部门工作开展，协助会长层开展部门活动； 及时处理部门成员的工作反馈，开展部门工作优化（提前报告会长层），细微调整告知即可，重大调整需制作优化方案）； 工作上需要帮助时及时找到对接的会长；核实部门成员工作汇报内容 |
部门成员 |
按时按质完成部门工作，积极参与部门活动；工作上遇到问题及时询问部长；（量化考核收集）如实汇报工作内容 |
（二）部门联动开展活动
1.量化考核收集：各部门成员配合秘书部如实填写近两周的工作内容。
2.活动策划工作：各部门成员参与策划组，配合策划部开展策划工作；其中涉及具体部门业务的部分，由对应部门专门负责，如策划书中物资采办部分由外联部专门负责；活动内容与开展、可行性分析、注意事项的部分由策划部专门负责
3.社区实践活动：各部门协助法社部、轮流派员参加，熟悉活动流程。
4.青协赞助开展：各部门配合外联部开展赞助活动，注意截图要求与截止时间。
（三）跨校区工作开展
1.本部23级部长：线上指导为主，由部长指导统筹部门工作的整体安排，对接社区，组织志愿者，管理志愿品牌项目。
2.本部23、25级干事：开展线下活动为主，由副部长具体安排部员开展部门工作，运用本部活动模式、开拓社会实践活动，运营志愿品牌项目。
3.肇庆24级干事：以线上工作为主，本学年争取多在肇庆开展线下活动（与本部同时进行）。
注意：不同校区需区分青指工作要求！！（管理规定有区别）
（四）多途径工作反馈
1.内容：包括但不限于近期工作内容、工作上遇到的问题。
2.形式：
（1）两周一次：量化考核收集——工作内容反馈；
（2）不定时：成员将工作过程中遇到的问题及时反馈部长，由部长传达到会长层，共同优化部门工作；
（3）内部例会：部门工作集中梳理总结；
（4）会长询问：会长层根据近期工作情况，自主询问相关部门成员，开展答疑。
（5）分工不明确：
部门之间分工不明确：由部门成员反馈给部长，再由部长反馈给会长。
部门内部分工不明确：部门成员可直接向会长反馈。
（五）工作留痕存档
1.分工记录：开展部门工作/活动期间，及时记录部门/分工活动（现场）分工，如会长层记录部门之间分工；后勤部记录活动人员安排。
2.后期总结：部门工作/活动结束后，及时开展工作/活动总结，固定活动流程，如策划部需对策划案进行完善；秘书部需撰写活动总结。
3.整理归档：工作文档、活动素材及时整理归档，及时完成归档完毕的内部截图公示。
（1）秘书部需整理活动总结及活动照片；
（2）策划部需对完善后的策划案进行存档；
（3）宣传部需对活动推文、海报等宣传材料进行存档；
（4）后勤部需对物资进行整理与清点，并定期公示；
（5）外联部需对经费进行计算，定期公示
（6）法社部需对评奖材料及社区活动资料进行整理存档
4.公示补正：青协对外开展的工作，涉及收集类工作（信息采集、资料收集）、证明类工作（证明制作、时长录入）等需要同学配合的工作，注意在青协内部截止期限前设置“核对异议期”，以便同学核对及异议，补正后进行二次公示。无异议后，收集类工作提交相关部门即告完结，证明类工作待制作完成需进行最终公示。
（六）自主量化考核
1.工作量化登记表：由秘书部对接团学开展两周一次的量化考核登记工作，收集部门成员的工作内容，部门成员务必积极配合、如实填写。
2.工作效能考核：每学年开展一次内部工作效能考核，由部门成员填写考核表（另附证明材料）、提交部长团审核，及时公示考核结果。
3.年度志愿服务先进工作者：部门每学年（11月左右）通过组织开展“民主推选投票”内推年度志愿服务先进工作者，引导部员向优秀看齐，共同打造高效的志愿服务先进集体。
五、部门分工及实施细则
（一）秘书部
1.撰写通知
（1）待相关活动信息确定后拟写；
（2）注意通知对象，恰当使用语气用词及emoji；
（3）注意简洁明了、重点突出；
（4）注意礼貌用语，有问候语（例：各位同学早上好）；
（5）转发通知时间尽量早上8:00前不发，晚上23:00后不发（除非特别紧急）；
（6）通知结束语一般以“打扰了，谢谢”或“感谢大家配合”结束。
2.青协内部开展例会时，提醒宣传部拍照记录，会后及时发秘书部存档。
3.活动记录（活动结束后，活动群解散前）
（1）及时收集活动反馈、撰写活动总结（图+文）；
（2）整理、存档活动素材与工作文档。
4.招募志愿者
（1）通过“群报数”小程序设置报名，将“群报数”小程序转发到志愿活动群或者各个年级的对接群；
（2）需设置每个工作时间段人数的限制、开始报名及结束时间；
（3）志愿者报名一般需填写班级、姓名、学号、电话号码等信息。
5.收集志愿者信息（用于补录志愿时长）
（1）制作共享表格，并将表格发到相关活动群由志愿者填写；
（2）主要收集志愿者姓名、学号、手机号、身份证号码；
（3）手机号、身份证号列要设置成文本格式方可正常显示；
（4）共享表格中手机号和身份证号列需要设置为隐藏，以保护同学们的个人信息。
6.量化工作表
（1）根据工作群团学组织部的要求，每两周收集一次；
（2）使用共享文档进行收集；
（3）一般在周日10:00左右需提醒还未完成的青协成员抓紧时间填写。
（二）策划部
1.策划活动流程：
（1）校内常规由策划部负责统筹，其他部门则需积极协调配合策划部（具体分工在活动开展前进行安排）；
（2）协助会长层对接青指组织与开展常规活动流程：青指例会→确定主题（须先咨询老师意见）→青协内部分工开展策划→形成策划案→策划部对接各部门开展准备工作。
注意：提前组织与策划（不能干等青指发布通知的时间！）
对接青指活动 |
工作时间参考 |
雷锋月活动 |
2月底准备策划，3月开展活动 |
爱心义卖 |
10月底着手策划，11月开展活动 |
（策划完成后，活动开展前2周）对接各部门开展准备工作的相关提醒：
①对接秘书部招募志愿者，收集志愿者信息；
②对接宣传部准备宣传材料或材料模板，确定活动时间、内容、场地后，及时传达宣传部完成宣传材料制作；
③对接外联部购买物资及申请场地；
④提醒活动负责人清点活动物资，对接后勤部领取马甲、队旗；
⑤社区实践活动的相关表格则由法社部专门负责提前组织填写；
2.策划案撰写指引
（1）策划案撰写分工：
策划部领导策划案的撰写，本学年的策划案撰写青协成员分成三个策划组，针对活动分别撰写策划案，完成后由副部长进行格式检查和建议，进行修改后交由部长审核筛选，再将策划案上交会长层。
策划部撰写活动内容与开展、可行性分析、注意事项的部分，其他部门负责策划案的其他部分。
（2）策划案审核、选择的标准：
①首先看策划案内容是否完整，完整的策划案包括活动背景、活动目的、活动主题、组织机构、活动时间、活动对象、活动内容与开展（包括活动简介、活动流程）、可行性分析、注意事项、应急方案、附录、人员安排表。
②着重审核：
活动内容的可行性，考虑场地、天气、人员及经费多方面因素是否可以开展活动，选择可行性高的活动方案；活动要照应策划主体，选择紧扣主题的活动，同时体现法学院特色；考虑活动的创意性，无论是校内还是校外的活动策划，都要将可行性放在首位。
③策划案施行要面对许多突发状况，在审核策划案时要保持逆向思维，考虑各个方面会出现的紧急情况，尽量选择最周全应急预案。
④最后检查策划案的格式是否工整，段落是否对齐，有无错别字。
⑤本学期每一次策划案撰写过程中所遇到的典型问题，由部长收录在往期策划案中作为指引，往后撰写策划案可依照指引。
（三）宣传部
1.注意事项
①宣传形式：推文任务一般须在较短时间内完成初稿（文案+排版），审核修改流程一般较长（审核修改需要一周左右），活动前期优先海报，推文则可主要用于活动总结。
②主体视角：从法学院青协的角度出发，而不是其他组织单位（一般情况）。
③活动素材：收集活动进行中的图片或视频片段，需要体现活动特色，尽量体现活动每个环节。
④推文时效：活动结束一周内完成推文的制作、修改与提交，争取尽快通过审核并发布。
⑤制作优化：宣传海报制作注重设计创意，突出活动主题，版面夺目。PPT的模板可根据主题选择合适、简约的模板、字体以及动画，保持版面整洁美观；推文制作注重行文逻辑，图文搭配，突显活动重点与特色，格式排版整齐美观。
2.宣传材料制作流程
推文 |
制作流程：文案→部长审核→推文制作→后期审核修改 审核流程：宣传部部长→会长层→陈慕娴老师→仝自力书记 |
新闻稿 |
审核流程：宣传部部长→会长层→陈慕娴老师→仝自力书记 |
海报/宣传稿 （宣传材料） |
对接策划部准备活动材料；根据活动主题先制作或者选择与活动主题相契合的模板，保持版面的整洁美观，待确定具体信息后直接补充。 |
3.模板
（1）新闻稿
标题（方正小标宋简体 二号）
正文（方正宋体-GBK 三号）：
首先，需要写明参与学生人数或者参与该活动团支部的数量。
写明活动的时间和地点。
内容体现大学生社区实践活动的开展过程，体现这次实践活动的价值，可以有志愿者感悟与体会的分享。
所写内容必须符合社会主义核心价值观，体现新时代大学生志愿者精神面貌。
新闻稿所述内容真实可信，不得捏造。
推文
①首先写明是为了贯彻习近平新时代社会主义思想的什么主题（看具体举行的活动），学习党的什么精神，法学院青年志愿者协会于什么时间，什么地点举行了什么活动，简短表明活动意义。
②陈述活动内容与过程。
③总结活动与意义，表达展望。
（四）法社部
1.社区实践（对照大学生社区实践计划要求）
（1）流程
①协助会长层对接联系社区实践单位负责人
a) 了解活动的具体事项（时间、地点、需要志愿者人数等）
b) 对接校外负责人注意礼貌用语，衡量双方便利；
②对接社区协助策划法律志愿服务实践活动
③组织志愿者开展社区实践活动
a) 招募志愿者，收集志愿者信息可以找秘书部协助
b) 依照活动及同学的需要制作公假条并盖章
c) 建立志愿者群并发布活动通知
④创建社区实践负责人群
a) 对接各班联络员组织动员社区实践，组织社区实践志愿者填写考核表
b) 社区实践活动注意提前开展考核表填写与收集，于活动前准备好相关材料；三下乡有实践基地、已签基地协议的亦可认定为社区实践，提前至三下乡活动期间收集考核表。
⑤制作社区资料模版
a) 每次活动都需要个人、项目评价表、志愿时长证明，基地协议和接受专用证明一年一签
b) 可参照之前制作过的模板，具体内容填写可在大学生社区实践计划文件中找到，若有其他不懂内容，可以在校青指群中咨询
⑥指引与收集志愿者填写的社区资料、马甲码数
a) 发小程序收集并审核志愿者们的社区资料
b) 收集好码数后，找后勤部拿马甲和队旗
⑦社区资料盖章（院章和社区章）
a) 交由后勤部统一盖院章和团委章
⑧社区活动留底（带队旗穿马甲拍照）
a) 留底资料发给秘书部存档
⑨志愿时长录入
a) 志愿时长证明发给后勤部录入
附：后勤部志愿活动申请补录志愿时长需提供以下材料：
[1] 盖章的活动证明；（证明模板如下）
[2] 活动照片1张；
[3] 志愿者i志愿注册手机号收集
（2）其他：
①若青指发布新闻稿/推文素材收集，可以对接宣传部撰写，结合实际需要对接清楚是要写新闻稿还是推文（可问部长）
②留意青指发布的社区实践通知及资料收集
2.“社区实践”外的校外志愿活动
流程以广交会志愿活动为例：对接校外志愿活动——参与推介会（了解活动的具体内容）——管理志愿者群——根据主办方要求跟进志愿活动——参与活动总结会议（详细见文件---广交会工作流程指引）
3.校内外评奖评优
（1）流程：
①研究评奖条件
②准备评奖资料
③展示评奖内容
（2）注意事项：
①根据评奖要求准备申报资料；撰写评奖材料要注意文笔及逻辑
②结合校青指提供的评分细则，搭建文字资料框架（评分细则很重要，现场各学院评分也是根据评分细则来的）
③在秘书部整理的青协素材里把符合条件的活动筛选出来，并结合实际需求撰写
④品牌项目的撰写要结合本专业特色，项目内容不是越多越好，而是要符合主题
⑤先进集体会涉及青协内部组织管理的部分，可以咨询会长层获取建议和资料
⑥ppt由法社部全权负责，法社部伙伴展示ppt时要检查一下ppt的内容（如图片内容是否为法学院青协开展过的、文字内容是否正确）
（五）外联部
1.对接赞助（视部门经费情况开展，一般一月一次）
①添加对接赞助的联系人➡️定期询问赞助内容，明确赞助结算要求（注意辨别难度明显大的，避开可操作性弱的）再决定是否对接。
②接赞助后按照要求编辑通知发至青协大群，号召大家积极参与，运用“群报数”小程序收集大家的赞助截图。
③到截止日期时，检查大家的赞助是否符合要求，如有误可联系成员重新提交➡️收集结束之后提交至赞助联系人处，检查收款人信息，并确认收款情况。
2.定期进行财务公示
集中管理部门经费，及时记录每笔支出和收入，以半学期为单位进行公示（可视具体情况进行修改）物资采办时注意提醒控制开支。
3.二课活动申请流程
①按模版制作二课活动申请表
②拿到系办2504办公室找陈慕娴老师盖团章（如果是校级活动还需要找何文鼎老师盖章，可以事先询问陈慕娴老师后再去盖）
③发给学调部工作人员，动开始后按照到梦空间流程提醒报名、发布签到二维码、对照名单进行录取和学分发放。
4.物资购买流程
①制作物资表和物资申请表；
②向陈慕娴老师确认最终版本并盖章；
③在老师的京东下单（如果是需要在校内文具店购买的，需要把盖完章的物资表发给生活部让其帮忙购买）并制作签领单。
5.物资报销流程
①确认收货后及时找商家开发票（发票是单位发票，找陈慕娴老师问清楚发票要求并和商家确认发票信息无误再开具）；
②集齐物资订单详情截图汇总、签领单、发票后制作压缩包发给陈慕娴老师。
6.购买毕业花束、毕业礼物
①由外联部提供款式发送至青协大群（价格在40-60元之间）；
②全体成员投票选择最终款式➡️用部门经费进行购买（一般在美团买，礼物可以在网上买）。
（六）后勤部
1.物资管理
①统一登记，分散存放——部门换届后及时交接物资，更新物资管理情况；
②每学期结束前需完成一次整理清点；
③平日交接及活动结束后均需及时作好登记。
2.志愿时长补录
青协活动 |
活动负责部门制作证明word→后勤部打印盖章，登记与排版→后勤部完成录入后告知活动负责部门→活动群通知查收核对 |
其他部门活动 |
前期工作： 创建志愿时长补录申请群： 后勤部部长统筹管理，后勤部全体成员进群； 各部门、组织申请志愿时的负责人进入申请群，其他部门的申请负责人通过群上小程序“群报数”提交资料 |
志愿时长补录申报流程： A.提交①盖章活动证明②一张活动照③按模板要求填写的活动策划书④志愿者的身份证与电话号码 B.在群上发消息告知 |
后勤部工作人员需及时验收材料并在群上回复“已收到”或通知补正、处理反馈，完成补录后需在群上告知“已补录” |
统一操作（i志愿） |
将申请材料（①盖章活动证明②一张活动照片③按模板要求填写的活动策划书）发至校青指邮箱→i志愿官网录入志愿时长→校青指审核（相关邮箱由会长层、后勤部保管） |
注意：需审核志愿时长补录申请的性质，存疑时及时询问老师意见，注意区分任务性质（本职工作、策划不算志愿时长！！）
3.i志愿组织挂靠
对接秘书部发布通知与指引；新学期开展即可，尽量让每班收齐挂靠情况，及时通过申请，方便后续录入工作开展。
（七）其它提醒
1.注重沟通：工作中有疑问的及时询问、互相交流。
2.常规活动提前作工作准备，临时任务灵活开展。
3.活动群管理：
①工作人员进群即修改个人备注为“青协+姓名”；
②对外答疑需注意内部统一说法，相关通知有变动的地方强调提醒“更正”；
③涉及活动人员的相关信息或活动证明，盖章前后须及时进行公示核对；
④待活动后期工作全部完成（注意作好相关工作文档的整理）后，提前预告群聊解散并及时清退。
